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Cómo encontrar el mejor sistema CRM [2021 selecciones]: Consejos, tipos, alternativas y más

CRM son las siglas en inglés de gestión de las relaciones con los clientes. El concepto representa un elemento imperativo de toda empresa que quiera tener éxito y retener a sus clientes. Independientemente de lo grande o pequeño que sea su negocio, mientras quiera crecer y desarrollar su empresa, necesitará aplicar tácticas de CRM. Pero, ¿cómo puede aplicarlas? La respuesta es muy sencilla: opciones de software CRM.

Estas herramientas le ayudarán a mantenerse en contacto con los clientes de forma regular o diaria. Además, un sistema CRM permite a las empresas convertir a las personas interesadas en sus productos y/o servicios CRM en clientes fieles.

Hoy, he decidido compartir con todos vosotros algunos de los consejos, pautas y conocimientos que he aprendido sobre CRM, durante mi experiencia como profesional del marketing. Después de los consejos, también encontrarás mis recomendaciones: los sistemas CRM que considero algunos de los mejores que existen.

En qué fijarse al elegir un sistema CRM: 10 aspectos a tener en cuenta

1. Infórmese - Reúna detalles sobre los tipos de herramientas CRM

Antes de tomar una decisión, debe comprender cómo funcionan las distintas opciones de gestión de las relaciones con los clientes. Cada tipo se crea para satisfacer los requisitos específicos que necesitan las distintas empresas. Los sistemas CRM se diferencian entre sí por sus características: inteligencia de ventas, gestión de campañas, operaciones, colaboración, análisis, relación con el consumidoretc.

Y lo que es más importante, debes tener en cuenta que, recientemente, varios desarrolladores han lanzado herramientas CRM integradas pero fáciles de usar que también incluyen funciones CRM de redes sociales. Todas estas iniciativas han facilitado el proceso de gestión de los clientes.

2. Defina los requisitos funcionales de su empresa

Es crucial identificar las necesidades de su empresa en términos de relaciones con los clientes. Esto le ayudará a averiguar cómo el software CRM puede ayudar a su empresa a alcanzar sus objetivos. Haz una lista con todos los problemas que quieres que resuelva el sistema CRM y, a continuación, determina las características que debe tener el CRM de tu empresa.

Poner de relieve los problemas a los que se enfrenta su empresa en términos de relaciones con los clientes le ayudará a descubrir las mejores formas de implantar CRM porque cada proceso de implantación es único debido a que no hay dos empresas iguales.

3. Consiga que sus empleados acepten estos cambios

Utilizar este tipo de software en su organización representa un cambio importante. Por lo tanto, debe conseguir que todo el mundo esté de acuerdo. De lo contrario, lo que puede ser un transición fluida acabará pareciendo un proceso complicado y difícil. En primer lugar, la implicación de la alta dirección aumentará la credibilidad del sistema. Después, el cumplimiento por parte de todos los demás empleados debería resultar más fácil.

4. Evalúe sus opciones

Existen muchos tipos de programas CRM, pero debe elegir el que mejor se adapte a los requisitos y necesidades específicos de su empresa. Reúna información útil sobre las herramientas de CRM disponibles entre las que puede elegir.

Por ejemplo, la mayoría de las empresas deben decidir si optan por un software basado en la nube o por un CRM totalmente local. Cada alternativa tiene sus pros y sus contras.

Curiosamente, muchas empresas siguen prefiriendo la versión on-premise a pesar de que sigue siendo el método de disposición tradicional. Esto sucede porque muchas personas siguen siendo reacias a la hora de cargar sus datos en una plataforma CRM basada en la nube debido a preocupaciones relacionadas con la seguridad.

Las distintas herramientas de CRM ofrecen diferentes tipos de características y funciones de CRM en términos de análisis, operaciones y relación con el consumidor:

• Herramienta CRM local - la empresa es propietaria del software, que se encuentra en la sede de la empresa. Esto permite acceder directamente a todos los servidores y facilita la integración con las distintas aplicaciones de los clientes. Por otro lado, requiere especialistas informáticos internos y los costes iniciales son más elevados en comparación con un CRM basado en la nube;
• CRM en la nube/SaaS - Con esta solución, no tendrás que contratar a expertos informáticos y los costes son menores. Aun así, tus empleados deben permanecer en línea el mayor tiempo posible y, en caso de que falle la conexión a Internet, ya no podrán acceder a los datos.

5. Elija herramientas CRM totalmente personalizables

Elegir un programa que se adapte a las necesidades de su empresa es imprescindible si quiere que la implantación del CRM sea un éxito. Un CRM personalizable le permitirá personalizar campos, añadir filtros y etiquetas que definen la fase de venta.

Todas estas funciones hacen que los informes del CRM de ventas estén sincronizados con las operaciones de la empresa. Además de buscar una opción de CRM personalizable, también es preferible seleccionar una opción basada en SaaS. La principal ventaja de esta aplicación CRM viene dada por el nivel de la inversión inicial, que no es elevado.

6. Solicite un periodo de prueba gratuito

Siempre es bueno probar el programa antes de comprarlo. Comience con un personalizado demostración y buscar un proveedor de CRM que también ofrezca la posibilidad de un prueba gratuita. Las sesiones de demostración en directo le enseñan la forma correcta de utilizar la herramienta CRM.

Lo que es aún mejor es el hecho de que puedes hacer tantas preguntas como quieras para aclarar muchos aspectos relacionados con el programa. Por último, se dará cuenta tanto de los puntos débiles, si los hay, como de los puntos fuertes de la solución CRM. Lo mejor es probar al menos dos alternativas diferentes antes de comprar una.

7. Consiga una herramienta CRM compatible con dispositivos móviles

Normalmente, en los tiempos que corren, la mayoría de las opciones de CRM han adoptado la tecnología móvil, por lo que a su empresa le conviene optar por una solución que le permita acceder a toda la infraestructura de software independientemente de dónde se encuentre. Estas son las cosas que debe incluir un CRM móvil:

• Equipos de seguridad de categoría empresarial para que sólo las personas autorizadas puedan acceder a la herramienta;
• Alto nivel de compatibilidad con las principales plataformas como iOS, Android, etc;
• Cómodo funciones personalizables que puede ser utilizado a distancia a través de dispositivos móviles;
• Controles específicos que puede inhabilitar el acceso a los datos en caso de pérdida o robo de uno o varios aparatos móviles.

8. Busque un proveedor especializado en su sector

Este es un consejo importante, sobre todo si su sector es un nicho o muy específico. Busque un proveedor de CRM que haya vendido herramientas de CRM a otras empresas de su sector. Es bastante fácil averiguarlo con solo mirar su sitio web para ver con qué tipo de empresas suelen trabajar.

Las plataformas de revisión funcionan muy bien si quieres encontrar referencias, valoraciones y testimonios de clientes. No olvide pensar en la red de socios locales del proveedor. Muchos de ellos cuentan con socios locales para ofrecer soporte a todos sus clientes, justo después de la implantación de una determinada herramienta CRM.

He aquí algunas cosas que deberías tener en cuenta:

• Compruebe si el vendedor colabora con socios locales;
• Compruebe si estos socios proporcionan servicios adicionales como consultoría empresarialademás de la implantación de CRM;
• Pregúntese cuántos clientes experiencia tiene este socio local en términos de asistencia CRM. Averigüe en cuántas implantaciones ha participado el proveedor y cuál es la experiencia de la empresa. certificación estado es.

9. Elija un sistema con funciones GDPR

Es crucial adquirir una herramienta CRM que incluya funcionalidades GDPR. Con esta nueva moda del GDPR, los datos de los clientes y la forma de almacenarlos han alcanzado un nuevo nivel de importancia.

Si su sistema CRM cuenta con una opción GDPR, podrá gestionar los datos de una forma mucho más eficaz. Por ejemplo, puede que uno de tus clientes quiera que elimines su información de la base de datos, por lo que deberás atender esa petición y enviar una confirmación de eliminación.

10. Centrarse en la experiencia del cliente

Teniendo todo esto en cuenta, probablemente el aspecto más importante de cualquier sistema CRM es cómo le hace sentir una vez que empieza a utilizarlo. Necesita un programa que intuitivo y fácil de usar en lugar de uno que ralentiza toda la empresa y le irrita.

Piense en factores como interfaces de usuario agradables y un número reducido de clics que le ayuden a completar tareas específicas. El flujo de acciones del sistema debe ser lógico, mientras que los botones deben estar etiquetados con claridad.

Tipos de sistemas CRM

a. Soluciones CRM basadas en las prioridades de la empresa

Debe preguntarse cómo beneficiará una herramienta CRM a su empresa y qué ventajas le aportará. Existen tres tipos de CRM en función de sus prioridades:

• Marketing y ventas - Estas opciones de CRM le permiten medir los resultados de sus campañas en distintos canales, como sitios web, correos electrónicos, boletines y redes sociales. Gracias a estos CRM, podrá calcular el ROI (retorno de la inversión), lo que le ayudará a diseñar iniciativas de marketing eficaces;
• Atención al cliente - Los CRM orientados al cliente, como el CRM para centros de llamadas, pueden ayudarle a gestionar todo el proceso de ventas, incluidas las acciones previas y posteriores a la venta, como transacciones, pagos, almacenamiento de datos de clientes, etc. Todos estos elementos conducen al desarrollo de embudos de ventas;
•  Cita y horario - con estas herramientas puedes organizar y programar aquellos momentos en los que deseas comunicarte con tus clientes. No estoy hablando de un calendario básico o sencillo, sino de un método más complejo para emprender acciones hacia tus clientes.

b. Soluciones CRM por tamaño de empresa

Cada empresa, en función de su tamaño, tiene unas necesidades y prioridades únicas. Es cierto que todo tipo de empresas, independientemente de su tamaño, necesitan impulsar el compromiso de los clientes. Sin embargo, deben utilizar enfoques diferentes.

Supongamos que dirige una pequeña empresa familiar. Si es así, sus esfuerzos de marketing deberán centrarse en captar clientes y fidelizarlos a un nivel más personal. En cambio, si tu empresa es una cadena de supermercados, tendrás que recurrir a otras opciones de estrategia de CRM como la minería de datos y las campañas en redes sociales.

Según el precio del CRM, el tipo de soporte y las capacidades, el programa puede considerarse un CRM para pequeñas empresas o un CRM para empresas. Básicamente, el destinado a pequeñas empresas es la alternativa más ligera a la solución empresarial. Como propietario de una pequeña empresa, pagará menos por este tipo de software y tendrá menos papeleo que gestionar.

c. Soluciones CRM basadas en características técnicas

i. CRM operativo

• Este tipo de CRM simplifica los procesos de una empresa, incluida la automatización del marketing, las ventas y el servicio. Se utiliza principalmente para generar clientes potenciales y convertirlos en contactos, así como para recopilar los datos de esas personas con el fin de ofrecer un servicio y una asistencia eficaces durante el ciclo de vida del cliente:
• ales automatización - establecer normas automatizadas específicas para captar y retener nuevos clientes, al tiempo que se gestionan los clientes existentes: gestión de presupuestos por pedido, gestión de clientes potenciales, previsión de CRM de ventas, etc;
• Automatización del marketing - le ayuda a descubrir los métodos más eficaces para comercializar los productos de su empresa dirigiéndose y acercándose a los clientes potenciales. El elemento principal de la automatización del marketing es la gestión de campañas: llamadas telefónicas, anuncios en redes sociales, boletines informativos, reuniones cara a cara, etc;
• Automatización de servicios - Con esta función, podrá ofrecer servicios de alta calidad para retener a los clientes y desarrollar relaciones duraderas. Mediante la automatización del servicio, resolverá los problemas a los que se enfrentan sus clientes. Por último, pero no por ello menos importante, controlará la calidad de sus servicios mediante el seguimiento de los KPI (indicadores clave de rendimiento).

ii. CRM analítico

Este tipo de CRM ayuda a la alta dirección y a los miembros del personal de ventas, marketing y asistencia en su esfuerzo por encontrar las mejores formas de acercarse a los clientes y prestarles servicio. Esta aplicación CRM viene con una función muy importante que es el análisis de datos.

Podrá analizar todo tipo de datos de clientes, procedentes de diversos puntos de contacto. Al final, habrá reunido una gran información que podrá utilizar para tomar decisiones bien fundadas. Los ejecutivos de marketing comprenderán mejor la eficacia de sus campañas y el personal de asistencia contará con las premisas adecuadas para mejorar sus servicios.

Funciones de CRM analítico

• Reúna datos sobre sus clientes y analícelos de forma organizada;
• Establezca una metodología empresarial correcta, especialmente en los siguientes departamentos: marketing, ventas y atención al cliente, lo que mejorará aún más la fidelidad de los clientes;
• Analizar los KPI para mejorar el rendimiento general del sistema.

iii. CRM colaborativo

Esto también se conoce como estrategia CRM y le permite compartir los datos de sus clientes entre numerosas unidades de negocio, como el equipo de marketing, el departamento técnico y la unidad de ventas.

Un ejemplo sencillo es aquel en el que los empleados de atención al cliente reciben comentarios que pueden servir de avance para que su equipo de marketing cambie su enfoque. No compartir los datos de los clientes dentro de la empresa puede acarrear pérdidas comerciales. Entonces, ¿cuál es el mejor CRM para sus necesidades? Veámoslo.

Los 5 mejores sistemas CRM para todas las empresas

1. Zoho CRM

La aplicación Zoho CRM se diferencia por su amplio ecosistema de soluciones empresariales que abarca desde las ventas y la contabilidad hasta el marketing y las redes sociales. Es un producto CRM maduro. De hecho, este CRM se considera el buque insignia de la empresa. Si buscas un CRM robusto, ¡éste es!

Pros

• Funciones impresionantes con Integraciones de Google;
• Fácil de usar y intuitivo interfaz;
• Perspicaz informes;
• Sin costes hasta un máximo de tres usuarios;
• Fuerte y herramientas eficaces de marketing por correo electrónico.

Contras

• Sólo podrás utilizar todas sus funciones, como la integración con Google Ads, si adquieres la edición Profesional.

Precios

Hay un plan gratuito, acompañado de otros cuatro paquetes de pago (todos los precios siguientes se consideran por usuario):

• Estándar – $15 al mes (si te suscribes por un año completo, el coste es de $12 al mes por usuario);
• Profesional edición - entre $20 y $25 al mes;
• Empresa edición - ya sea $40 o $35 al mes en función de la duración de su afiliación;
• Lo último en edición - se factura anualmente y cuesta $100 al mes.

2. Salesforce

En Salesforce La plataforma Sales Cloud CRM es muy popular y la empresa goza de muy buena reputación. Sus aplicaciones de back-office son fáciles de integrar con otros programas, por lo que no es de extrañar que este proveedor de CRM ocupe una posición de liderazgo en el sector.

Pros

• Flujo de trabajo fluido proceso;
• Altamente personalizable herramienta;
• Hay un prueba gratuita versión que dura todo un mes;
• Funciones avanzadas;
• Bueno para cualquier tipo de negocio.

Contras

• Hay una falta de funcionalidad en los niveles inferiores;
• Como hay tantas funciones que manejar, la curva de aprendizaje es bastante pronunciada;
• Es un software de gestión de relaciones con los clientes bastante caro.

Precios

Existen varios planes de precios:

• Básico – $25 al mes/usuario;
• Profesional del rayo – $75 al mes/usuario (requiere una suscripción anual);
• Empresa relámpago – $150 al mes/usuario (la afiliación funciona de forma similar al plan anterior);
• Lightning Unlimited – $300 al mes/usuario (suscripción anual).

3. Apptivo CRM

Apptivo ofrece una interfaz amigable junto con un montón de capacidades personalizables a un precio asequible. Es una opción excelente, especialmente para las pequeñas empresas. Puede que no sea una opción popular, pero eso no significa que no sea una herramienta potente.

Pros

• Es un producto que sirve para todo;
• Es un altamente personalizable Solución CRM;
• Los clientes se benefician de un Asistencia 24/7;
• Es bastante asequible;
• Viene con una aplicación móvil muy buena;
• Existen controles de seguridad granulares, así como herramientas de gestión de campañas.

Contras

• Las integraciones no se basan en API estándar.

Precios

Esta solución CRM no cuesta más de $10 al mes/usuario. También hay una opción gratuita:

• Plan de inicio - gratuito; ofrece funciones básicas;
• Plan Premium - Si desea pagar mensualmente, el coste es de 1.000 euros. $10 dólares como se ha mencionado anteriormente; si está dispuesto a suscribirse por un año completo, el coste mensual por usuario se convierte en $8.33;
• En Plan definitivo - si se factura anualmente, este plan cuesta $20.83 al mes/usuario; si desea pagar cada mes en lugar de pagos anuales, el coste será de $25.

4. Con perspicacia

Insightly funciona para todo tipo de negocios, pero es una opción increíble para las pequeñas empresas. Ofrece un sólido conjunto de funciones útiles. Estará encantado con las funciones de recopilación de datos y las herramientas de gestión de proyectos del sistema. De hecho, estas capacidades no son muy comunes en los CRM.

Pros

• La función de seguimiento del correo electrónico, así como su plantilla, son muy cómodas y fácil de usar;
• Hay ajustes granulares para compartir que son muy útiles;
• Hay un característica de mejora de los informes dada por la función de integración BI de potencia del sistema;
• Puede solicitar un versión demo para probar el programa;
• Las aplicaciones móviles del programa incluyen un gestión ampliada del flujo de trabajo característica.

Contras

• Falta una función de reenvío automático de correo electrónico;
• Algunas funciones importantes sólo las ofrecen los planes Premium;

Tendrás que acceder a dos pestañas separadas para navegar por los contactos y los clientes potenciales, lo que puede ser una experiencia de CRM un poco lenta y molesta.

Precios

La plataforma ofrece cuatro niveles de precios:

• Gratis - la versión demo/de prueba que dura 14 días;
• En Más plan - $29 al mes por usuario;
• Profesional – $49 al mes por usuario;
• Empresa – $99 al mes por usuario.

Todos estos precios están disponibles para aquellos usuarios que se suscriban por un año completo. Además, cada uno de los planes mencionados puede probarse gratis.

5. HubSpot

Si nunca ha utilizado un sistema CRM, HubSpot es una muy buena manera de empezar. Sin embargo, a medida que su empresa crezca, necesitará más y más funciones, lo que hace que esta plataforma sea costosa. Se integra fácilmente con muchos otros productos de HubSpot. El proceso de configuración es sencillo y el programa es intuitivo y asequible.

Pros

• Hay un demostración gratuita disponible para probar la plataforma;
• La interfaz de HubSpot es muy intuitivo;
• Los usuarios disfrutarán de gran integración del correo electrónico funcionalidad.

Contras

• Si quieres algo más que la versión básica, tendrás que pagar;
• El programa sólo permite una dirección de correo electrónico por cada registro de contacto.

Precios

Para empezar, hay un modelo freemium. Las funciones básicas son gratuitas pero, en caso de que quieras añadir funciones adicionales, tendrás que pagar una cuota. Aparte de esto, hay dos planes de pago:

• Sales Hub Starter – $50 al mes/usuario;
• En Plan profesional – $400 al mes (sólo permite cinco usuarios).

Encuentre aquí algunas comparaciones de Hubspot:

• Ontraport vs Hubspot

Más sistemas CRM

• Revisión de Ontraport
• Revisión de Agile CRM 
• OptimizePress Revisión
• Revisión de Freshsales
• Revisión de Pipedrive

Encuentre aquí algunas comparaciones de CRM:

• Ontraport frente a Agile CRM
• ActiveCampaign frente a Drip
• Pipedrive frente a Salesforce

5 preguntas que debe hacerse antes de elegir un sistema CRM

Reflexiones finales - ¿Cuál es el mejor CRM?

Encontrar el mejor sistema CRM para su empresa no es fácil, pero debe considerarlo como una valiosa inversión empresarial. En otras palabras, debe ser precavido y tener en cuenta múltiples aspectos para tomar la decisión correcta. Espero de verdad que todos los consejos que he proporcionado en este post le ayuden a elegir el software CRM adecuado, porque sólo uno excelente satisfará plenamente todas las necesidades únicas de su empresa.

No olvide que si opta por adquirir un programa CRM más complejo, lo más probable es que los costes sean más elevados. Además, la configuración será un poco más complicada. Lo que deberías hacer, en mi opinión, es definir las necesidades de tu negocio y ceñirte a lo que realmente necesitas en lugar de pagar mucho por un programa que tiene funciones avanzadas pero que ni siquiera utilizarás todas.